Penerimaan barang apotek sering dianggap pekerjaan rutin: barang datang, ditandatangani, selesai. Padahal, di titik inilah banyak selisih stok bermula. Faktur yang tidak dicek, jumlah yang tidak dihitung ulang, atau tanggal kedaluwarsa yang lolos pemeriksaan akan menjadi masalah beberapa bulan kemudian.
Artikel ini membahas alur penerimaan yang praktis: dokumen apa yang harus dicocokkan, apa yang diperiksa pada fisik barang, dan bagaimana menangani selisih atau retur. Prosedurnya tidak perlu rumit. Yang penting, dijalankan konsisten setiap kali barang datang.
Tiga hal yang harus cocok: surat pesanan, faktur, dan fisik
Penerimaan yang baik pada dasarnya adalah pencocokan tiga arah. Surat pesanan (SP) adalah apa yang Anda minta. Faktur adalah apa yang menurut supplier dikirim. Fisik barang adalah kenyataannya. Ketiganya harus cocok sebelum Anda menandatangani apa pun.
Urutannya penting. Cocokkan faktur ke surat pesanan lebih dulu: nama obat, kekuatan dan bentuk sediaan, jumlah, serta harga sesuai kesepakatan. Kalau ada barang yang tidak pernah Anda pesan, jangan langsung diterima, tanyakan dulu ke supplier. Barang “bonus” atau kiriman salah alamat yang masuk begitu saja akan mengacaukan catatan Anda.
Setelah faktur cocok dengan SP, baru hitung fisik terhadap faktur. Hitung per item, bukan hanya jumlah kardus. Satu kardus yang isinya kurang dua boks tidak akan terlihat kalau Anda hanya menghitung koli.
Periksa kedaluwarsa dan kondisi saat barang masih di depan Anda
Posisi tawar Anda paling kuat sebelum tanda tangan. Begitu Anda menandatangani penerimaan tanpa catatan, klaim atas barang rusak atau kedaluwarsa pendek menjadi jauh lebih sulit. Karena itu, pemeriksaan fisik dilakukan saat pengantar masih ada, bukan setelah barang masuk gudang.
Hal minimum yang diperiksa untuk setiap item:
- Nama obat, kekuatan, dan bentuk sediaan sesuai faktur
- Jumlah, dihitung per satuan terkecil yang wajar
- Tanggal kedaluwarsa dan nomor batch
- Kondisi kemasan: segel utuh, tidak penyok, tidak bocor
- Untuk produk rantai dingin seperti insulin atau vaksin: pendingin masih berfungsi saat tiba
Soal kedaluwarsa, tetapkan kebijakan tertulis. Banyak apotek menolak barang dengan sisa masa pakai di bawah batas tertentu, kecuali ada kesepakatan retur. Batasnya bisa Anda sesuaikan dengan kecepatan perputaran barang di apotek Anda, yang penting supplier tahu aturannya sejak awal.
Selisih dan retur: catat saat itu juga
Selisih yang ditemukan saat penerimaan harus dicatat saat itu juga, bukan “nanti dikabari”. Tulis pada faktur atau salinannya: item apa yang kurang, rusak, atau kedaluwarsanya terlalu pendek, lalu minta paraf pengantar. Catatan kecil ini yang membuat klaim Anda kuat.
Setelah itu, konfirmasi ke supplier dan sepakati penyelesaiannya: kirim susulan, retur, atau revisi faktur. Simpan jejaknya di catatan per supplier. Supplier yang berulang kali mengirim barang kurang atau kedaluwarsa pendek layak dievaluasi saat Anda menyusun pesanan berikutnya.
Barang baru masuk ke kartu stok setelah semuanya jelas, dengan jumlah yang benar-benar diterima, bukan jumlah di faktur.
Penerimaan yang rapi menyelamatkan stock opname Anda
Sebagian besar selisih yang muncul saat stock opname sebenarnya berakar di penerimaan. Kartu stok selalu dimulai dari angka penerimaan; kalau angka awalnya salah, seluruh catatan setelahnya ikut salah, dan Anda akan menghabiskan waktu mencari selisih yang sebenarnya tidak pernah ada di rak.
Faktur yang tercatat rapi juga menjadi dasar hal lain: harga beli untuk menghitung harga jual, dan riwayat supplier untuk negosiasi berikutnya.
Di sinilah pencatatan yang terpusat membantu. Dengan sistem seperti DHealthcare, penerimaan, stok, dan data supplier tercatat dalam satu sistem yang bisa diakses lewat browser di laptop atau tablet. Apoteker dan asisten melihat data yang sama, sehingga barang yang diterima siang tidak “hilang” dari catatan saat pergantian giliran. Untuk gambaran lengkapnya, Anda bisa membaca halaman solusi apotek DHealthcare.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Berapa batas kedaluwarsa yang wajar untuk barang yang diterima?
Tidak ada angka baku; umumnya apotek menetapkan minimal satu sampai dua tahun, disesuaikan dengan perputaran barang. Produk yang cepat habis boleh lebih longgar. Yang terpenting: kebijakannya tertulis, dikomunikasikan ke supplier, dan barang dengan kedaluwarsa pendek hanya diterima bila ada kesepakatan retur.
Bagaimana kalau barang datang saat apoteker sedang tidak di tempat?
Bekali staf dengan daftar periksa sederhana seperti di atas, dan simpan faktur beserta catatannya untuk diverifikasi apoteker kemudian. Untuk golongan obat tertentu seperti narkotika dan psikotropika, penerimaan tetap harus mengikuti ketentuan yang berlaku dan kewenangan apoteker, jangan diwakilkan.
Penerimaan yang tertib memang menambah beberapa menit setiap kali barang datang. Tapi menit-menit itu jauh lebih murah daripada berjam-jam mencari selisih saat stock opname. Kalau Anda ingin mencoba pencatatan stok dan penerimaan yang terhubung dalam satu sistem, kunjungi halaman pendaftaran DHealthcare untuk memulai trial.
