Tidak semua layanan di klinik dibayar lunas hari itu juga. Ada klaim BPJS yang menunggu verifikasi, tagihan asuransi yang baru cair bulan depan, atau perusahaan mitra yang ditagih secara kolektif. Semua itu menjadi piutang klinik: uang yang sudah menjadi hak Anda, tetapi belum masuk ke kas.
Masalahnya, piutang yang tidak diawasi cenderung hilang pelan-pelan. Bukan karena penjamin tidak mau membayar, tetapi karena kliniknya sendiri lupa menagih. Artikel ini membahas tiga hal praktis: mencatat piutang, memantau umurnya, dan menagih ke penjamin dengan tertib.
Dari mana piutang klinik berasal
Sumber piutang klinik biasanya lebih beragam daripada yang terlihat. Yang paling besar umumnya tagihan ke penjamin: klaim non-kapitasi yang diajukan ke BPJS Kesehatan, klaim ke perusahaan asuransi, atau tagihan kolektif ke perusahaan yang mengirimkan karyawannya berobat. Uangnya baru masuk setelah berkas diajukan, diverifikasi, dan disetujui. Prosesnya bisa berminggu-minggu.
Selain penjamin, ada juga piutang pasien perorangan. Misalnya pasien yang baru membayar sebagian karena biayanya di luar perkiraan, atau pasien langganan yang biasa membayar di akhir bulan.
Di sinilah kelemahan pembukuan berbasis kas terasa. Catatan kas hanya merekam uang yang benar-benar masuk, sehingga tagihan yang belum dibayar tidak terlihat di mana pun. Kami membahas keterbatasan ini lebih luas di artikel akuntansi klinik yang lebih dari sekadar catatan kas; artikel yang sedang Anda baca fokus pada satu bagiannya yang paling sering bocor: piutang.
Catat piutang sejak hari transaksi, bukan saat mau menagih
Aturan praktisnya sederhana: setiap kali pasien pulang tanpa membayar penuh, catatan piutangnya harus langsung dibuat hari itu juga. Kalau ditunda “nanti direkap sekaligus”, hampir selalu ada yang terlewat.
Catatan piutang tidak perlu rumit, tetapi harus lengkap. Minimal memuat:
- Nama pasien dan tanggal layanan
- Penanggungnya: pasien sendiri, asuransi tertentu, BPJS, atau perusahaan mitra
- Nilai tagihan dan jumlah yang sudah dibayar
- Nomor klaim atau referensi berkas, kalau melibatkan penjamin
- Status terakhir: belum diajukan, sudah diajukan, dipending, atau sudah dibayar
Satu buku atau satu file per penjamin akan sangat membantu. Saat asuransi X mentransfer pembayaran, Anda tinggal mencocokkan dengan daftar klaim yang diajukan ke asuransi X, bukan mengaduk-aduk seluruh catatan kasir sebulan.
Pantau umur piutang, bukan hanya totalnya
Angka total piutang saja tidak banyak bercerita. Piutang Rp30 juta yang seluruhnya berumur dua minggu itu wajar. Piutang Rp30 juta yang setengahnya sudah lewat tiga bulan adalah lampu kuning.
Karena itu, kelompokkan piutang berdasarkan umurnya: misalnya di bawah 30 hari, 31–60 hari, dan di atas 60 hari. Semakin tua sebuah tagihan, semakin kecil kemungkinannya tertagih penuh, jadi kelompok tertua selalu jadi prioritas tindak lanjut.
Jadwalkan review rutin, misalnya setiap akhir bulan. Dalam review itu, tanyakan tiga hal untuk setiap piutang tua: apakah berkasnya sudah diajukan, siapa yang terakhir menindaklanjuti, dan apa hambatannya. Kalau tidak ada yang bisa menjawab, itu tanda piutang tersebut sudah “yatim”: tidak ada yang merasa bertanggung jawab menagihnya.
Menagih ke penjamin: kelengkapan berkas adalah kuncinya
Klaim ke asuransi atau BPJS jarang ditolak karena penjamin tidak mau membayar. Lebih sering, klaim dipending karena berkasnya tidak lengkap: resume medis kurang jelas, tanggal tidak cocok, atau bukti layanan tidak terlampir. Setiap klaim yang bolak-balik berarti pembayaran mundur berminggu-minggu.
Di sini kerapian pencatatan sejak awal sangat menentukan. Klinik yang rekam medisnya tertata, termasuk yang sudah memakai rekam medis elektronik, jauh lebih mudah melengkapi berkas klaim, karena riwayat pemeriksaan dan tindakan tidak perlu dicari ulang dari map fisik. Sistem seperti DHealthcare untuk klinik membantu di sisi ini: pencatatan pemeriksaan, kuitansi, dan tagihan keluar dari satu alur yang sama, sehingga data yang dipakai kasir dan admin keuangan konsisten. Karena diakses lewat browser di laptop atau tablet, admin keuangan bisa memantau status tagihan tanpa menunggu rekap manual dari kasir.
Terakhir, disiplinkan dua ritme: pengajuan dan rekonsiliasi. Ajukan klaim pada jadwal tetap, jangan menunggu “berkasnya banyak dulu”. Lalu setiap ada pembayaran masuk dari penjamin, cocokkan segera dengan daftar klaim yang diajukan dan catat selisihnya. Selisih yang dibiarkan bulan ini akan jadi misteri di bulan depan.
Kalau Anda ingin mencoba alur pencatatan yang lebih rapi ini langsung di klinik sendiri, kunjungi https://klinik.dhealthcare.co.id/daftar untuk memulai trial.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Klinik kami masih kecil dan pembukuannya berbasis kas. Apakah tetap perlu mencatat piutang?
Perlu, justru karena pembukuan kas tidak menampilkannya. Cukup mulai dari daftar sederhana: siapa berutang, berapa, sejak kapan, dan statusnya. Tanpa daftar itu, “sistem” penagihan Anda hanyalah ingatan staf, dan ingatan selalu kalah oleh kesibukan.
Berapa lama wajar menunggu pembayaran dari penjamin?
Tergantung perjanjian kerja sama masing-masing penjamin; ada yang membayar dalam hitungan minggu setelah klaim disetujui, ada yang lebih lama. Yang penting bukan menghafal angkanya, melainkan mencatat tanggal pengajuan setiap klaim. Begitu sebuah klaim melewati waktu yang biasanya berlaku di penjamin tersebut, itulah saatnya menindaklanjuti, bukan menunggu sampai kebetulan teringat.
