Kalau riwayat pasien hanya bisa ditemukan oleh satu orang yang hafal letak setiap map, klinik sebenarnya sedang bergantung pada ingatan manusia.
Selama pasien belum terlalu banyak, cara itu mungkin masih terasa cukup. Masalah mulai muncul ketika map terselip, tulisan sulit dibaca, atau pasien datang kembali setelah lama tidak berobat. Tim harus mencari berkas lama, dokter menunggu, dan antrean ikut melambat.
Rekam medis elektronik klinik, atau RME, membantu mengurangi ketergantungan tersebut. Catatan pemeriksaan, diagnosis, tindakan, dan informasi pelayanan disimpan dalam sistem digital sehingga dapat ditemukan kembali sesuai kewenangan masing-masing pengguna.
Namun, beralih ke RME bukan sekadar mengganti kertas dengan komputer. Klinik perlu menyiapkan data, alur kerja, pembagian akses, keamanan, dan orang-orang yang akan menjalankan sistemnya.
Ada pula kewajiban regulasi yang perlu dipahami. Karena itu, artikel ini akan membahas dua hal: apa yang diwajibkan dan bagaimana klinik dapat mulai mempersiapkannya dengan cara yang masuk akal.
Apa yang dimaksud dengan rekam medis elektronik?
Rekam medis elektronik menjadi dasar untuk integrasi SATUSEHAT di klinik dan turut menopang persiapan akreditasi klinik.
Rekam medis elektronik adalah rekam medis yang dibuat dan dikelola menggunakan sistem elektronik. Isinya tetap mencakup informasi pelayanan pasien, tetapi pencatatan dan penyimpanannya dilakukan secara digital.
Dalam praktik sehari-hari, RME dapat membantu tim klinik:
- menemukan riwayat pasien tanpa mencari map;
- membaca catatan pelayanan dengan lebih jelas;
- mengurangi penulisan data yang sama berulang kali;
- mengatur siapa yang boleh melihat atau mengubah data;
- menjaga kesinambungan informasi dari satu kunjungan ke kunjungan berikutnya.
RME bukan sekadar hasil scan dari dokumen kertas. Klinik tetap membutuhkan sistem yang dapat mendukung proses pencatatan, pencarian, pembaruan, keamanan, dan penyimpanan rekam medis.
Apakah klinik wajib menggunakan RME?
Jawaban singkatnya: ya.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis menyatakan bahwa setiap fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis elektronik.
Cakupannya tidak hanya rumah sakit. Pasal 3 memasukkan berbagai fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk klinik, puskesmas, tempat praktik mandiri, rumah sakit, apotek, laboratorium kesehatan, dan fasilitas lain yang ditetapkan.
Artinya, ukuran fasilitas bukan penentu utama. Klinik dengan operasional sederhana tetap perlu memperhatikan kewajiban RME.
Tenggatnya sudah lewat
Pasal 45 dalam peraturan yang sama menetapkan bahwa fasilitas pelayanan kesehatan harus menyelenggarakan RME paling lambat pada 31 Desember 2023.
Karena tenggat tersebut telah lewat, RME tidak lagi berada pada tahap “nanti kalau sudah siap”. Klinik yang belum menjalankannya perlu mulai memeriksa apa yang masih kurang dan menyusun langkah perbaikannya.
Klinik juga sebaiknya tidak mengambil keputusan hanya dari potongan informasi di media sosial atau materi promosi vendor. Gunakan dokumen resmi sebagai acuan dan periksa kembali jika ada ketentuan baru.
Bagaimana dengan sanksi?
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur pembinaan, pengawasan, dan sanksi administratif dalam penyelenggaraan RME. Kementerian Kesehatan kemudian menerbitkan Surat Edaran Nomor HK.02.01/MENKES/1030/2023 yang memberikan arahan penerapan pada periode yang disebutkan dalam surat tersebut.
Artikel ini tidak membahas mekanisme sanksi secara rinci karena penerapan kebijakan dapat berkembang. Untuk kondisi fasilitas Anda, periksa dokumen resmi terbaru atau konfirmasikan kepada dinas kesehatan dan pihak yang berwenang.
Berapa lama data RME perlu disimpan?
Pasal 39 Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menyebutkan bahwa data rekam medis elektronik disimpan paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien.
Masa penyimpanan yang panjang ini membuat pemilihan sistem tidak boleh hanya berfokus pada tampilan atau kemudahan input. Klinik juga perlu memikirkan:
- bagaimana data dicadangkan;
- siapa yang memiliki akses;
- bagaimana perubahan data dicatat;
- apa yang dilakukan jika terjadi gangguan;
- bagaimana data dapat dipindahkan jika klinik berganti sistem;
- bagaimana akses mantan pegawai dicabut;
- siapa yang bertanggung jawab memantau keamanan.
Menyimpan data selama puluhan tahun membutuhkan proses yang tertib. Teknologi membantu, tetapi kebijakan internal dan kedisiplinan tim tetap menentukan.
RME, SATUSEHAT, dan P-Care bukan sistem yang sama
Ketiga istilah ini sering muncul dalam percakapan tentang digitalisasi klinik. Karena saling berkaitan, tidak sedikit yang menganggap ketiganya merupakan satu sistem.
Padahal, fungsi masing-masing berbeda.
RME digunakan untuk mencatat pelayanan pasien
RME adalah sistem yang digunakan fasilitas kesehatan untuk membuat dan mengelola rekam medis secara elektronik.
Di sinilah dokter dan tenaga kesehatan mencatat informasi pelayanan sesuai kebutuhan dan kewenangannya. RME menjadi bagian dari kegiatan klinik sehari-hari.
SATUSEHAT digunakan untuk integrasi data kesehatan
SATUSEHAT Platform adalah platform integrasi dan interoperabilitas data kesehatan nasional yang dikelola Kementerian Kesehatan.
Pasal 21 Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur keterhubungan RME dengan platform integrasi data kesehatan milik Kementerian Kesehatan. Dalam praktiknya, klinik perlu memenuhi sejumlah prasyarat sebelum pengiriman data dapat dilakukan.
Jadi, memiliki RME belum tentu berarti integrasi SATUSEHAT langsung aktif. Klinik tetap perlu menyiapkan data fasilitas, tenaga kesehatan, pasien, dan kebutuhan teknis lain sesuai panduan yang berlaku.
Untuk melihat persiapannya lebih terarah, Anda dapat membaca Panduan Kesiapan SATUSEHAT untuk Klinik.
P-Care berkaitan dengan layanan JKN di FKTP
P-Care atau Primary Care merupakan aplikasi BPJS Kesehatan yang digunakan dalam penyelenggaraan layanan Jaminan Kesehatan Nasional di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.
Dalam konteks artikel ini, hal terpenting yang perlu dipahami adalah perbedaannya:
- RME digunakan untuk mencatat rekam medis.
- SATUSEHAT digunakan untuk integrasi dan pertukaran data kesehatan nasional.
- P-Care berkaitan dengan layanan JKN di FKTP.
Klinik dapat menggunakan ketiganya dalam kegiatan operasional, tetapi tujuan dan persyaratannya berbeda. P-Care bukan pengganti RME, dan RME juga bukan pengganti SATUSEHAT.
Apa manfaat RME bagi operasional klinik?
Kewajiban regulasi memang menjadi salah satu alasan untuk beralih. Namun, manfaat RME seharusnya juga terasa dalam pekerjaan sehari-hari.
Riwayat pasien lebih mudah ditemukan
Tim tidak perlu lagi mencari map di antara tumpukan berkas. Informasi kunjungan sebelumnya dapat ditemukan melalui sistem sesuai hak akses pengguna.
Tulisan lebih mudah dibaca
Catatan digital mengurangi masalah tulisan tangan yang sulit dipahami. Informasi juga dapat disusun dalam format yang lebih konsisten.
Pekerjaan berulang bisa dikurangi
Data yang sudah dicatat pada tahap pendaftaran dapat digunakan pada proses berikutnya. Tim tidak perlu menyalin informasi yang sama berkali-kali ke buku atau file terpisah.
Akses dapat diatur berdasarkan peran
Dokter, petugas pendaftaran, farmasi, kasir, dan administrator tidak selalu membutuhkan akses yang sama. Sistem yang baik perlu membantu klinik mengatur akses sesuai tugas masing-masing.
Pemantauan operasional menjadi lebih mudah
Data digital memudahkan klinik melihat aktivitas pelayanan tanpa menunggu rekap manual selesai. Manfaat ini akan terasa jika cara pencatatan tim sudah konsisten.
Cara mempersiapkan RME di klinik
Tidak semua klinik perlu menjalani proses yang sama. Klinik yang masih sepenuhnya menggunakan kertas tentu memiliki kebutuhan berbeda dari klinik yang sudah memakai spreadsheet atau aplikasi lama.
Meski begitu, beberapa langkah berikut dapat digunakan sebagai titik awal.
1. Petakan alur pelayanan yang berjalan sekarang
Mulailah dari kegiatan pasien sejak datang sampai selesai:
- Siapa yang mendaftarkan pasien?
- Kapan dokter mulai mencatat pemeriksaan?
- Bagaimana resep diteruskan ke farmasi?
- Bagaimana tindakan dan obat masuk ke tagihan?
- Di mana hasil laboratorium disimpan?
- Siapa yang membuat laporan?
- Bagian mana yang masih membutuhkan penulisan ulang?
Jangan langsung menyesuaikan klinik dengan aplikasi. Pahami dahulu alur yang sudah berjalan, lalu tentukan bagian mana yang perlu dipertahankan atau diperbaiki.
2. Rapikan data awal
Periksa data yang nantinya dibutuhkan sistem, misalnya:
- daftar tenaga kesehatan;
- poli dan layanan;
- tindakan dan tarif;
- obat serta satuannya;
- jadwal praktik;
- data pasien;
- pengguna sistem dan perannya.
Data lama tidak harus dipindahkan seluruhnya tanpa seleksi. Tentukan data mana yang masih digunakan, mana yang perlu diperbaiki, dan mana yang cukup disimpan sebagai arsip.
Jika klinik berpindah dari aplikasi lama, gunakan Panduan Migrasi ke SIM Klinik sebagai bahan awal untuk menyusun prosesnya.
3. Tentukan hak akses
Buat daftar sederhana mengenai siapa yang boleh:
- melihat data pasien;
- membuat atau memperbarui catatan;
- melihat laporan;
- mengelola pengguna;
- mengoreksi data;
- mengekspor informasi.
Jangan memberikan akses administrator kepada semua orang hanya karena lebih praktis. Hak akses sebaiknya mengikuti tanggung jawab masing-masing pengguna.
4. Siapkan prosedur saat terjadi masalah
Klinik perlu mengetahui apa yang harus dilakukan ketika:
- koneksi internet terganggu;
- pengguna lupa password;
- ada pegawai yang berhenti;
- ditemukan data yang salah;
- perangkat rusak;
- sistem tidak dapat diakses;
- terjadi dugaan penyalahgunaan akun.
Prosedurnya tidak harus panjang, tetapi harus dipahami oleh orang yang menjalankannya.
5. Libatkan pengguna sejak awal
Sistem yang baik tetap akan sulit digunakan jika tim baru melihatnya pada hari peluncuran.
Libatkan petugas pendaftaran, dokter, farmasi, kasir, dan penanggung jawab klinik saat mencoba alur. Catat bagian yang membingungkan dan selesaikan sebelum sistem dipakai penuh.
Pelatihan juga sebaiknya menggunakan contoh yang mendekati kegiatan klinik sehari-hari, tanpa memakai data pasien nyata.
6. Jalankan secara bertahap dan evaluasi
Mulailah dari alur utama, lalu periksa hasilnya:
- apakah data pasien mudah ditemukan;
- apakah dokter dapat mencatat dengan nyaman;
- apakah resep sampai ke farmasi;
- apakah tagihan sesuai;
- apakah pengguna hanya melihat data yang memang dibutuhkan;
- apakah laporan dapat digunakan.
Peralihan bertahap bukan berarti mengabaikan kewajiban. Tujuannya adalah mengurangi gangguan operasional sambil memastikan setiap kebutuhan diselesaikan dengan benar.
Gunakan Checklist Persiapan RME untuk mencatat bagian yang sudah siap dan yang masih perlu dikerjakan.
Kesalahan yang sering terjadi saat mulai menggunakan RME
Memilih sistem hanya karena harganya paling murah
Harga tentu penting, tetapi klinik juga perlu mempertimbangkan kesesuaian alur, keamanan, dukungan, kemampuan migrasi, dan kebutuhan integrasi.
Memindahkan semua data tanpa dibersihkan
Data ganda, nama obat yang tidak konsisten, atau tarif lama dapat ikut masuk ke sistem baru. Luangkan waktu untuk memeriksa data sebelum migrasi.
Memberikan semua pengguna akses penuh
Cara ini terlihat praktis, tetapi meningkatkan risiko perubahan atau akses yang tidak sesuai kewenangan.
Menganggap integrasi SATUSEHAT langsung aktif
Integrasi membutuhkan prasyarat. Klinik perlu menyiapkan data dan registrasi yang diperlukan sebelum pengiriman dapat berjalan.
Tidak menunjuk penanggung jawab
Tanpa PIC yang jelas, masalah kecil mudah tertunda. Tentukan siapa yang mengurus akun pengguna, data awal, koordinasi vendor, pelatihan, dan evaluasi.
Bagaimana DHealthcare membantu?
DHealthcare adalah SIM Klinik berbasis browser yang membantu menghubungkan proses pelayanan dalam satu sistem, mulai dari pendaftaran dan rekam medis hingga farmasi, kasir, dan laporan.
Untuk kebutuhan RME, klinik dapat mencatat pelayanan secara digital sekaligus menyiapkan integrasi ke SATUSEHAT setelah prasyaratnya terpenuhi. Aktivasi integrasi tidak berlangsung otomatis karena setiap fasilitas tetap perlu melengkapi kebutuhan data dan registrasinya.
Perlu dicatat, menggunakan software tidak otomatis membuat sebuah klinik memenuhi seluruh kewajiban regulasi. Sistem membantu menyediakan sarana pencatatan dan integrasi. Klinik tetap bertanggung jawab atas cara penggunaan, keamanan akses, kelengkapan data, dan prosedur internalnya.
Jika ingin melihat alurnya sebelum mengambil keputusan, Anda dapat mencoba DHealthcare tanpa biaya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah klinik kecil tetap wajib menggunakan RME?
Ya. Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menetapkan kewajiban bagi fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk klinik. Ketentuannya tidak hanya berlaku bagi rumah sakit atau fasilitas besar.
Apakah RME sama dengan SATUSEHAT?
Tidak. RME digunakan untuk membuat dan mengelola rekam medis di fasilitas kesehatan. SATUSEHAT adalah platform integrasi dan pertukaran data kesehatan nasional.
Apakah memiliki RME berarti otomatis terhubung dengan SATUSEHAT?
Belum tentu. Sistem RME perlu memiliki kemampuan integrasi, sementara fasilitas kesehatan tetap harus memenuhi prasyarat yang ditentukan.
Apakah data lama harus dipindahkan seluruhnya?
Tidak selalu. Klinik perlu menentukan data yang masih dibutuhkan, memperbaiki data yang tidak konsisten, dan menyusun prioritas migrasi. Ketentuan penyimpanan rekam medis tetap harus diperhatikan.
Apakah klinik masih boleh menggunakan kertas selama masa peralihan?
Proses peralihan perlu direncanakan sesuai kondisi operasional, tetapi kewajiban penyelenggaraan RME tetap berlaku. Klinik sebaiknya memastikan kebijakan transisinya tidak mengganggu pelayanan dan tidak bertentangan dengan ketentuan yang berlaku.
Apa langkah pertama yang paling masuk akal?
Petakan alur pelayanan yang berjalan saat ini. Setelah itu, periksa data awal, kebutuhan pengguna, hak akses, kesiapan perangkat, dan prasyarat integrasi.
Mulai dari hal yang paling dekat
Klinik tidak harus memulai dengan proyek yang rumit. Mulailah dari pertanyaan sederhana: bagian mana yang paling sering membuat tim menunggu, menulis ulang, atau mencari data?
Dari sana, petakan alur yang perlu dibenahi. Rapikan data. Tentukan penanggung jawab. Pilih sistem yang sesuai. Lalu uji bersama orang-orang yang akan menggunakannya setiap hari.
Tujuannya bukan sekadar mengganti kertas dengan layar. RME seharusnya membantu klinik menjaga catatan pelayanan dengan lebih tertib, menemukan informasi dengan lebih cepat, dan menyiapkan integrasi yang diwajibkan.
Gunakan Checklist Persiapan RME untuk melihat apa yang sudah siap dan apa yang masih perlu diselesaikan. Anda juga dapat membuka pusat sumber daya DHealthcare untuk panduan lainnya.
Untuk melihat bagaimana rekam medis elektronik berjalan sebagai bagian dari operasional klinik sehari-hari, lihat solusi klinik dari DHealthcare.
Jika ingin melihat bagaimana alur tersebut dijalankan dalam DHealthcare, silakan coba gratis.
Artikel ini disusun untuk tujuan edukasi dan bukan merupakan nasihat hukum atau medis. Ketentuan dapat berubah. Selalu periksa regulasi dan panduan resmi terbaru atau konfirmasikan kepada pihak yang berwenang.
